Как представиться в начале письма

В деловой переписке особое внимание следует уделять корректности и официальности обращения. Оно должно соответствовать полу и статусу адресата, а также уважать его авторитет. Начало письма обычно начинается с приветственного слова и обращения.

Приветствие занимает первое место в письме и служит для установления контакта с адресатом. В зависимости от степени официальности и знакомства с адресатом, приветствие может быть разным. Но в любом случае, оно должно быть вежливым, уважительным и ненавязчивым.

В качестве приветствия используйте стандартное «здравствуйте», которое не зависит от времени суток или часовых поясов. В деловой переписке не стоит панибратничать, писать «доброе утречко» или «привет». Слова в обращении или в указании адресата нельзя сокращать (например, «уважаемый» как «ув.») — таковы правила делового этикета.

1. Как правильно обозначить адресата в письме
2. Как представиться в деловом письме
3. Как обозначить причину письма
4. «Я обращаюсь к вам с просьбой о предоставлении информации по вашим товарам, их стоимости и условиях доставки.»
5. Как начать письмо, если вы не знаете имя адресата
6. Как завершить письмо
7. Полезные советы
8. Выводы

Как правильно обозначить адресата в письме

После приветствия, следует обозначить адресата вашего письма. Это может быть несколько сложнее, если вы пишете кому-то в первый раз или не уверены в том, как правильно называть собеседника. В таком случае, используйте следующие варианты:

• Если вы не знаете имя и фамилию адресата, используйте «Уважаемый господин / госпожа»
• Если вам известно только имя адресата, используйте его, например: «Уважаемый Иван Иванович» или «Добрый день, Анастасия»
• Если вы не уверены, как знакомится с адресатом, лучше использовать форму при обращении на «Вы»

Как представиться в деловом письме

Непосредственно после обращения и обозначения адресата, рекомендуется кратко представиться. Например:

«Здравствуйте, Иван Иванович! Меня зовут Елена, я заместитель генерального директора компании «Рога и Копыта».

Такое краткое представление позволит адресату понять, кто вы и почему пишете ему.

Как обозначить причину письма

После представления, следует обозначить причину вашего письма. Она должна быть короткой и конкретной, не размазываться на несколько абзацев. Определите главную мысль вашего письма и сформулируйте ее так, чтобы адресат любого уровня интеллекта мог ее понять. Например:

«Я обращаюсь к вам с просьбой о предоставлении информации по вашим товарам, их стоимости и условиях доставки.»

Если в письме несколько вопросов, задайте их последовательно и в одном абзаце. Если возможно, структурируйте их с помощью маркированных списков.

Как начать письмо, если вы не знаете имя адресата

Если вы не знаете имя адресата, можно начать письмо с фразы, которая звучит так: «Уважаемые господа,» или «Уважаемый/ая господин/госпожа,». Далее следует обозначить цель вашего письма и представиться.

Как завершить письмо

В завершении письма обязательно укажите, как можете быть достигнуты, оставьте контактную информацию и указывайте готовность ответить на возникшие вопросы.

Также не забывайте про формулы окончания деловой переписки. Обычно это «С уважением,» или «С наилучшими пожеланиями,» и ваше имя и должность.

Полезные советы

• Деловые письма должны соответствовать двум принципам: краткости и ясности с одной стороны и уважительности к адресату — с другой.
• Для создания деловых писем лучше всего использовать профессиональный язык.
• Следите за грамматической правильностью слов и формулировок в письме. Лучше перепроверьте письмо перед отправкой.
• Используйте шрифт Times New Roman или Arial размером 12.
• При необходимости прикрепите файлы с дополнительной информацией или документами.
• Включите в письмо ссылки на ваши социальные сети, сайт компании или блог.

Выводы

Составление деловых писем является особой наукой. Но, в основном, деловое письмо — это нечто среднее между разговором и официальным документом. Главное, при написании письма, сохранять уважительность и корректность в обращении к адресату. Великое значение имеет также ясность и точность изложения мысли. Чем более грамотно и структурированно вы напишете деловое письмо, тем быстрее получите желаемый результат.