Как представиться в начале письма
В деловой переписке особое внимание следует уделять корректности и официальности обращения. Оно должно соответствовать полу и статусу адресата, а также уважать его авторитет. Начало письма обычно начинается с приветственного слова и обращения.
Приветствие занимает первое место в письме и служит для установления контакта с адресатом. В зависимости от степени официальности и знакомства с адресатом, приветствие может быть разным. Но в любом случае, оно должно быть вежливым, уважительным и ненавязчивым.
В качестве приветствия используйте стандартное «здравствуйте», которое не зависит от времени суток или часовых поясов. В деловой переписке не стоит панибратничать, писать «доброе утречко» или «привет». Слова в обращении или в указании адресата нельзя сокращать (например, «уважаемый» как «ув.») — таковы правила делового этикета.
- Как правильно обозначить адресата в письме
- Как представиться в деловом письме
- Как обозначить причину письма
- «Я обращаюсь к вам с просьбой о предоставлении информации по вашим товарам, их стоимости и условиях доставки.»
- Как начать письмо, если вы не знаете имя адресата
- Как завершить письмо
- Полезные советы
- Выводы
Как правильно обозначить адресата в письме
После приветствия, следует обозначить адресата вашего письма. Это может быть несколько сложнее, если вы пишете кому-то в первый раз или не уверены в том, как правильно называть собеседника. В таком случае, используйте следующие варианты:
- Если вы не знаете имя и фамилию адресата, используйте «Уважаемый господин / госпожа»
- Если вам известно только имя адресата, используйте его, например: «Уважаемый Иван Иванович» или «Добрый день, Анастасия»
- Если вы не уверены, как знакомится с адресатом, лучше использовать форму при обращении на «Вы»
Как представиться в деловом письме
Непосредственно после обращения и обозначения адресата, рекомендуется кратко представиться. Например:
«Здравствуйте, Иван Иванович! Меня зовут Елена, я заместитель генерального директора компании «Рога и Копыта».
Такое краткое представление позволит адресату понять, кто вы и почему пишете ему.
Как обозначить причину письма
После представления, следует обозначить причину вашего письма. Она должна быть короткой и конкретной, не размазываться на несколько абзацев. Определите главную мысль вашего письма и сформулируйте ее так, чтобы адресат любого уровня интеллекта мог ее понять. Например:
«Я обращаюсь к вам с просьбой о предоставлении информации по вашим товарам, их стоимости и условиях доставки.»
Если в письме несколько вопросов, задайте их последовательно и в одном абзаце. Если возможно, структурируйте их с помощью маркированных списков.
Как начать письмо, если вы не знаете имя адресата
Если вы не знаете имя адресата, можно начать письмо с фразы, которая звучит так: «Уважаемые господа,» или «Уважаемый/ая господин/госпожа,». Далее следует обозначить цель вашего письма и представиться.
Как завершить письмо
В завершении письма обязательно укажите, как можете быть достигнуты, оставьте контактную информацию и указывайте готовность ответить на возникшие вопросы.
Также не забывайте про формулы окончания деловой переписки. Обычно это «С уважением,» или «С наилучшими пожеланиями,» и ваше имя и должность.
Полезные советы
- Деловые письма должны соответствовать двум принципам: краткости и ясности с одной стороны и уважительности к адресату — с другой.
- Для создания деловых писем лучше всего использовать профессиональный язык.
- Следите за грамматической правильностью слов и формулировок в письме. Лучше перепроверьте письмо перед отправкой.
- Используйте шрифт Times New Roman или Arial размером 12.
- При необходимости прикрепите файлы с дополнительной информацией или документами.
- Включите в письмо ссылки на ваши социальные сети, сайт компании или блог.
Выводы
Составление деловых писем является особой наукой. Но, в основном, деловое письмо — это нечто среднее между разговором и официальным документом. Главное, при написании письма, сохранять уважительность и корректность в обращении к адресату. Великое значение имеет также ясность и точность изложения мысли. Чем более грамотно и структурированно вы напишете деловое письмо, тем быстрее получите желаемый результат.
- Как в почте объединить письма
- Как настроить автоматическое удаление писем в Яндекс почте
- Как изменить состав группы рассылки в Outlook
- Почему письмо пишется с мягким знаком
- Как перенести все письма с одной почты Яндекс на другую
- Какие свойства натуры Татьяны проявляются в ее письме Онегину
- Как скопировать сообщение в телеграмме
- Письмо