Письмо
Наверняка каждый из нас сталкивался с необходимостью написать деловое письмо. Однако, чтобы эффективно и точно донести свои идеи и мысли до адресата, необходимо уметь правильно формулировать письмо. В этой статье мы собрали полезные советы для тех, кто хочет научиться создавать правильные и эффективные письма.
- Как начать писать письмо
- Какие виды деловых писем бывают
- Как правильно оформить деловое письмо
- 1. Проверьте свой адрес электронной почты
- 2. Выберите читаемый шрифт
- 3. Продумайте тему
- 5. Пишите кратко и понятно
- 6. Используйте формальное завершение
- 7. Разработайте подпись
- 8. Проведите корректуру
- Выводы
Как начать писать письмо
Начать письмо следует с обязательного приветствия и обращения. Кроме того, необходимо учесть особенности делового этикета и не сокращать слова в обращении и указании адресата. Используйте такие фразы, как «Здравствуйте», «Доброе утро/день/вечер» с последующим указанием уважаемого лица по ФИО.
Какие виды деловых писем бывают
В группе официальных деловых писем можно выделить несколько видов, каждый из которых имеет свои особенности. Следует знать основы написания писем-просьб, сообщений, запросов, заявлений, подтверждений, заказов, предложений (оферт), дополнений, рекламации (претензии) и гарантийных писем.
Примеры:
- Письма-запросы необходимо начинать с благодарности адресату за возможность обратиться к нему по данному вопросу;
- Письма-заявления — должны содержать конкретное и подробное изложение сути претензии, четкую формулировку требований и определение сроков рассмотрения обращения.
Как правильно оформить деловое письмо
Для создания эффективного делового письма необходимо соблюдать следующие правила оформления:
1. Проверьте свой адрес электронной почты
Особое внимание следует уделить корректности электронной почты, с которой вы отправляете письмо. Убедитесь, что в ней нет опечаток и она действительно актуальна.
2. Выберите читаемый шрифт
Выберите простой и читаемый шрифт, такой как Arial, Times New Roman или Calibri. Также не стоит использовать слишком большой размер шрифта (больше 12-14) или яркие цвета.
3. Продумайте тему
Тема письма должна быть краткой, но информативной. Старайтесь включать в тему ключевые слова, которые максимально точно отражают суть письма.
Деловое письмо должно начинаться с приветствия и обращения к адресату. В этой части письма очень важно учесть особенности, упомянутые выше.
5. Пишите кратко и понятно
Представьте, что адресат вашего письма получает сотни подобных запросов, заявок, сообщений каждый день, поэтому заинтересуйте адресата сразу с первых предложений. Пишите логично, кратко и понятно.
6. Используйте формальное завершение
Постарайтесь избежать явных переходов к личному общению с адресатом перед самым завершением письма. Используйте стандартную форму обращения, подобную начальной части письма.
7. Разработайте подпись
Существуют установленные правила формулирования подписи в деловых письмах. Подпись должна содержать должность отправителя и его контактные данные.
8. Проведите корректуру
Не забудьте проверить грамматику и орфографию в письме. Наличие ошибок может воспрепятствовать пониманию вашего сообщения.
Выводы
Правильно составленное деловое письмо может как установить бизнес-отношения, так и нарушить их. Поэтому ключевым моментом является понимание особенностей написания различных видов деловых писем, а также строгое следование правилам оформления письма. Старайтесь всегда начинать письмо с приветствия и обращения, ясно и кратко излагать свои мысли и не забывать про проверку грамматики и орфографии.
- Как в почте объединить письма
- Почему письмо пишется с мягким знаком
- Как изменить состав группы рассылки в Outlook
- Как перенести все письма с одной почты Яндекс на другую
- Как настроить автоматическое удаление писем в Яндекс почте
- Какие свойства натуры Татьяны проявляются в ее письме Онегину
- Сколько выходных у почтальона
- Как переслать ссылку из Ватсапа в Телеграм